Untuk mengelola dokumen perusahaan dengan baik dan benar, ada baiknya kita mengenal peraturan perundangan yang mengatur dokumen perusahaan. Perundangan tersebut adalah UU Tahun 1997 Nomor 8 tentang dokumen perusahaan. Untuk menerapkan perundangan tersebut ada Peraturan Pemerintah (PP) Tahun 1999 Nomor 87 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen dan PP Tahun 1999 Nomor 88 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan.
Apakah arti perusahaan dan dokumen itu sendiri? Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara bertahap dan terus menerus dengan tujuan memperoleh keuntungan dan atau laba, baik yang diselenggarakan oleh orang-perorangan maupun badan usaha yang berbentuk badan hukum atau bukan badan hukum, yang didirikan dan berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. Dokumen adalah data, catatan dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca dan didengar.
Di dalam UU Tahun 1997 Nomor 8 tersebut dijelaskan bahwa dokumen perusahaan terdiri dari :
1) Dokumen Keuangan, yang terdiri dari catatan, bukti pembukuan dan data pendukung administrasi lainnya. Yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan
2) Dokumen Lainnya, yang terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan.
Selain keterangan di atas, ada beberapa hal penting yang perlu diketahui mengenai dokumen perusahaan, yaitu bahwa :
1. Setiap perusahaan wajib membuat catatan seperti neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian dan tulisan yang berisi hak dan kewajiban perusahaan.
2. Catatan perusahaan dibuat dengan menggunakan huruf Latin, angka Arab, satuan mata uang rupiah dan disusun dalam bahasa Indonesia. Jika mendapat izin dari Menteri Keuangan, catatan tersebut dapat disusun dalam bahasa asing.
3. Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan dilakukan sejak dokumen tersebut dibuat dan atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan.
4. Dokumen yang dialihkan ke dalam mikrofilm merupakan naskah asli yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik, mengandung kepentingan hukum tertentu dan merupakan alat bukti yang sah.
5. Setiap dokumen yang dialihkan tersebut wajib dilegalisasi oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang telah ditunjuk di perusahaan yang bersangkutan.
6. Dokumen yang dilegalisasi dibuktikan dengan adanya berita acara yang memuat :
a) keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun legalisasi;
b) keterangan bahwa pengalihan dokumen dilakukan sesuai dengan aslinya;
c) tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.
7. Jika dokumen perusahaan ingin dipindahkan dari unit pengolah ke unit pengarsipan, maka hal tersebut dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
8. Pemusnahan catatan, bukti pembukuan dan data pendukung administrasi keuangan dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.
9. Pemusnahan dokumen perusahaan harus dibuktikan dengan adanya berita acara yang
memuat :
a) keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya pemusnahan;
b) keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan;
b) keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan;
c) tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang melaksanakan pemusnahan
10. Pada berita acara tersebut terlampir daftar dokumen yang akan dimusnahkan.
Selamat mengelola dokumen perusahaan Anda.
Sumber : www.anri.go.id