Pada tulisan sebelumnya telah
dibahas mengenai pengertian arsip. Arsip itu mempunyai fungsi yang membantu
kita dalam bekerja. Nah, pada bahasan kali ini Anda akan mengetahui fungsi arsip
itu secara lebih detail.
Menurut fungsinya, arsip dibedakan
menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
1. Arsip Dinamis.
Adalah
arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran
sehari-hari. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam, yaitu:
- Arsip aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja;
- Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun;
- Arsip inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip Statis
Adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari namun tetap harus dikelola/disimpan
berdasarkan pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.
Berdasarkan Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1
Poin 3 sampai dengan 7 dijelaskan mengenai beberapa pengertian arsip
sebagaimana disebutkan di atas, yaitu:
1.
Arsip dinamis adalah arsip yang
digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama
jangka waktu tertentu.
2. Arsip vital adalah arsip yang
keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional
pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak
atau hilang.
3.
Arsip aktif adalah arsip yang
frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
4.
Arsip inaktif adalah arsip yang
frekuensi penggunaannya telah menurun.
5.
Arsip statis adalah arsip yang
dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah
habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik
secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
dan/atau lembaga kearsipan.
Bersambung…Penggolongan Arsip
Menurut Nilai atau Kegunaannya
