Keunggulan dan keunikan ScanSnap S1300i

Kini mesin pemindai Fujitsu yang terbaru berukuran kompak ScanSnap S1300i sudah dilempar ke pasar. Model paling gres ini diklaim mampu memberikan kecepatan pemindaian yang lebih tinggi, yakni 12 ppm (24ipm) atau lebih cepat 50% dibandingkan model sebelumnya ScanSnap S1300i.

Dengan penambahan aplikasi cloud Dropbox dan fitur peranti lunak ScanSnap Folder memungkinkan pengguna S1300i memindai, menyimpan dan berbagi-pakai informasi secara langsung dan mudah, ke berbagai peranti lunak aplikasi dan layanan cloud yang lain. Aplikasi mobile ScanSnap Connect untuk melihat hasil pemindaian PDF yang sebelumnya hanya melayani pengguna peranti iPad® dan iPhone,® kini juga tersedia untuk para pengguna ponsel pintar dan tablet berbasis AndroidTM3.
 

Model S1300i ini meneruskan fitur pemindaian yang intuitif seperti kemampuan mendeteksi warna secara otomatis, pengaturan orientasi kemiringan (de-skewing) secara otomatis dan menghapus halaman kosong, guna menjamin kualitas hasil pemindaian tercapai dengan mudah. Wadah kertasnya mampu menampung hingga 10 lembar kertas sehingga ScanSnap S1300i ini cocok memenuhi kebutuhan konsumen dan profesional yang membutuhkan digitalisasi berbagai format media kertas, mulai dari kartu nama, dokumen berukuran legal, bahkan dokumen panjang hingga 836mm. Pemindaian semua dokumen itu cukup dilakukan lewat satu tombol. Disain ultra-kompak dari S1300i dan kemampuannya mengambil daya listrik dari USB membuat model ini cocok bagi pengguna bermobilitas tinggi guna melakukan pemindaian via komputer di mana saja walaupun tidak ada sumber listrik AC).

“Dengan kecepatannya yang lebih tinggi, layanan Cloud Dropbox, peranti lunak ScanSnap Folder dan aplikasi mobile ScanSnap Connect yang populer dan kini tersedia untuk pengguna AndroidTM, seri ScanSnap S1300i ini menawarkan lebih banyak pilihan aplikasi Cloud dan peranti bergerak bagi para pengguna sehingga mereka dapat langsung memindai, menyimpan dan berbagi-pakai informasi yang mereka miliki,” kata Magdalena Financio, Product Manager Imaging & Printing Fujitsu Indonesia.

Dijelaskannya, seiring dengan jumlah pengguna yang semakin banyak mengadopsi, beragam peranti mobile dan aplikasi cloud yang semakin beragam selama beberapa tahun ini, ScanSnap S1300i terbaru ini menunjukkan komitmen Fujitsu untuk memberikan produk-produk canggih yang dibutuhkan konsumen.

Sejumlah fitur kunci dalam S1300i mencakup: 

ScanSnap Folder for Windows®. Fitur pada fungsi kunci ini memungkinkan pengguna langsung melampirkan dan mengunggah hasil pemindaian digital ke sejumlah aplikasi termasuk layanan Cloud. Kemampuan ini akan mengurangi waktu dan upaya yang dibutuhkan untuk menyimpan data ke komputer terlebih dahulu sebelum memindahkannya ke aplikasi pilihan. Akhirnya, produktivitas pengguna pun meningkat.

Pemindaian ke layanan Cloud Dropbox untuk Windows® dan Mac®: S1300i dilengkapi dengan fitur Quick Menu terbaru yang kini mencakup Dropbox, salah satu penyedia layanan storage dan sinkronisasi online. Kini dengan penambahan pilihan layanan cloud, pengguna ScanSnap S1300i bisa menikmati lebih banyak pilihan untuk memenuhi kebutuhan aplikasi cloud.

ScanSnap Connect Application kini tersedia untuk peranti AndroidTM: aplikasi mobile ScanSnap Connect yang populer digunakan untuk melihat dan menyimpan berkas PDF dari pemindai ScanSnap langsung ke peranti iPad® dan iPhone® kini tersedia bagi pengguna AndroidTM. 

Selanjutnya, ScanSnap S1300i menawarkan berbagai peranti lunak untuk mengatur dokumen mereka, yang dirancang bisa berjalan baik di atas platform Windows® maupun Mac®:

ScanSnap Manager 5.1 for Windows® dan ScanSnap Manager 3.2 for Mac®: The ScanSnap Manager menyediakan Quick Menu dan mode profil dengan pengaturan khusus. Quick Menu secara otomatis akan tampil setelah pemindaian dan menawarkan pilihan kepada pengguna untuk memilih aplikasi Cloud dan aplikasi perkantoran pilihan mereka seperti email, PDF, JPEG, peranti mobile, Google Docs™ dan Evernote®. Dilengkapi dengan mesin OCR papan atas ABBYY FineReader untuk Windows® dan Mac®, pengguna ScanSnap S1300i dapat mengkonversikan dokumen yang sudah dipindai ke aplikasi Microsoft seperti format dokumen Word® dan Excel® untuk penyuntingan.

CardMinder 4.1 untuk Windows® dan Cardiris 4.0 untuk Mac®: Peranti lunak manajemen kartu nama ini mampu menyimpan kartu nama digital dan mengambil data teks sehingga bisa digunakan aplikasi manajemen kontak seperti email database, Address Book untuk para pengguna Mac, dan Excel® untuk pengguna Windows dan sebagainya.

ScanSnap Organizer 4.1 untuk Windows®: ScanSnap Organizer menawarkan cara yang nyaman bagi pengguna untuk menyimpan, mengelola dan melihat berkasi pemindaian PDF dan JPEG. Peranti lunak ini juga dapat memperbarui berkas gambar PDF menjadi berkas PDF teks sehingga bisa dilakukan pencarian kata. Selain itu, aplikasi ini juga bisa melakukan pemrosesan beberapa berkas PDF sekaligus secara bertahap. Fitur pencarian kata kunci membantu pengguna menemukan informasi dalam beberapa dokumen PDF secara mudah dan cepat.- http://swa.co.id/technology/fujitsu-pasarkan-mesin-pemindai-scansnap-s1300i -

untuk info lebih lengkap kunjungi www.tokotata.com

Managed Print Services (MPS)

Managed Print Services dapat diartikan sebagai pengelolaan layanan cetak seperti Print dan Fotocopy dan biasanya istilah ini terkait dengan Jasa Outsourcing. Layanan ini melibatkan perangkat keras (Hardware) yang memiliki beberapa fungsi selain Print dan Fotocopy perangkat ini juga dapat melakukan scan dokumen dan pengiriman faximile.

Mengapa MPS?

Salah satu cara termudah untuk memfokuskan bisnis anda adalah dengan menjalankan lebih efisien. Itulah sebabnya mengapa beberapa perusahaan telah mulai melacak biaya toner maupun kertas. Tanpa sadar penggunaan toner maupun kertas mencapai puluhan juta rupiah perbulannya secara terus menerus kita keluarkan. Untuk mengurangi biaya ini perlu adanya pengelolaan armada printer.

Keuntungan dari MPS

1.    Membantu anda dalam pengolahan atas biaya pencetakan dokumen anda

2.    Meningkatkan keamanan dokumen

3.    Mengurangi jumlah printer khususnya untuk perawatannya

4.    Mengurangi space pada area kantor

5.    Sharring printer scanner dan faximile

Tips memilih perangkat (hardware/software) pendukung Manage Print Services

1.  Pilih perangkat (hardware) sesuai dengan kebutuhan anda 
2.   Adanya sistem untuk report, monitoring, dan flow untuk penggunan mesin

Mesin Fotocopy, Print, Scan dan Fax

		please cek www.tokotata.com

Document Management itu apa sihhh.............???

Berbicara tentang dokumen atau manajemen dokumen mungkin bukan sebuah topik yang anda pilih untuk kehidupan bersosialisasi. Namun pemahaman manajemen dokumen dapat memberikan dampak yang besar bagi organisasi atau perusahaan anda.

Dokumen dapat berbentuk kertas maupun elektronik/file. Misalnya sebuah invoice yang datang dari Vendor jelas merupakan dokumen kertas yang dapat dibaca. Namun invoice mungkin dimulai dengan perintah dari bisnis anda. Perintah ini mungkin berupa catatan elektronik dalam sistem akuntansi. Sekarang kita memiliki 2 dokumen berkaitan yang perlu dijaga bersama-sama untuk referensi, namun keduanya harus disimpan dengan cara yang berbeda. Hal ini merupakan contoh yang sederhana.

Hal di atas dapat menjadi rumit jika ada penambahan tanda terima pengiriman, dokumen penerimaan, atau bahkan kontrak. Apalagi jika dokumen-dokumen lainnya memiliki format yang berbeda atau sistem yang berbeda. Lebih parah lagi, jika dokumen tersebut ada di departemen yang berbeda. Sebuah kontrak mungkin disimpan di dalam lemari arsip di departemen hukum. Bukti pengiriman bisa disimpan di gudang atau demarga loading, dan penerimaan barang bisa dilakukan di departemen fungsional. Sekarang kita telah menambahkan berbagai kelompok orang yang mungkin ada di lokasi fisik yang berbeda.

Sekarang timbul beberapa pertanyaan yang menarik. Bagaimana jika ada yang salah dengan pesanan? Dimana kita bisa menemukan semua dokumen tersebut sehingga dapat dilakukan peninjauan kontrak, melihat pengiriman tiket untuk memastikan semua materi disampaikan, melihat penerimaan dari departemen terkait, melihat invoice tersebut dan menentukan pembayaran pesanan? Tanpa informasi dari semua dokumen tersebut, penyelesaian masalah tersebut di atas akan membutuhkan waktu cukup lama. Hal ini tidak hanya mengambil waktu yang berharga dari orang-orang di organisasi anda, pikirkan apa yang tidak dilakukan (dan seharusnya dilakukan) pada saat staf anda sedang mencari dokumen.

Begitu sayangnya waktu terbuang yang seharusnya dapat digunakan untuk hal lain yang bermanfaat.

Bagaimana Sistem Manajemen Dokumen digunakan?

Sebuah sistem manajemen dokumen dapat digunakan untuk menangkap dan mengatur semua dokumen, serta menemukan kembali dokumen dengan mudah. Dokumen-dokumen kertas yang telah discan dapat disimpan ke dalam sistem manajemen dokumen. Catatan elektronik dapat disimpan ke dalam sistem atau menunjuk dari sistem lain. Sebuah sistem manajemen dokumen memiliki kekuatan untuk mengikat dokumen-dokumen bersama.

Dokumen dapat diindeks oleh departemen, vendor, pesanan pembelian nomor, ataupun konsep lain yang dapat diterima untuk organisasi anda. Tidak seperti dokumen fisik yang disimpan ke dalam lemari arsip, sistem manajemen dokumen menyimpan dokumen dalam folder elektronik yang dapat diindeks oleh beberapa bagian informasi. Hal ini memberikan pengguna informasi untuk mencari dan mengambil dokumen berdasarkan kriteria yang berbeda.

Dengan sistem manajemen dokumen, tidak perlu khawatir dokumen hilang karena semuanya disimpan secara terpusat di dalam satu tempat penyimpanan. Waktu yang digunakan juga menjadi lebih efisien karena semua dokumen yang disimpan di berbagai lokasi dapat diakses oleh beberapa orang dalam waktu singkat. Hal ini membuat pengguna informasi menjadi lebih produktif dan mereka dapat bekerja dengan lebih efisien dan efektif.

Sudah mulai banyak organisasi-organisasi yang menerapkan sistem manajemen dokumen untuk mengelola dokumen mereka. Bagaimana dengan Anda?

Hubungi kami di www.tatasolusi.co.id atau di www.tokotata.com atau pada pesawat telepon 021-6336050