Document Management itu apa sihhh.............???

Berbicara tentang dokumen atau manajemen dokumen mungkin bukan sebuah topik yang anda pilih untuk kehidupan bersosialisasi. Namun pemahaman manajemen dokumen dapat memberikan dampak yang besar bagi organisasi atau perusahaan anda.

Dokumen dapat berbentuk kertas maupun elektronik/file. Misalnya sebuah invoice yang datang dari Vendor jelas merupakan dokumen kertas yang dapat dibaca. Namun invoice mungkin dimulai dengan perintah dari bisnis anda. Perintah ini mungkin berupa catatan elektronik dalam sistem akuntansi. Sekarang kita memiliki 2 dokumen berkaitan yang perlu dijaga bersama-sama untuk referensi, namun keduanya harus disimpan dengan cara yang berbeda. Hal ini merupakan contoh yang sederhana.

Hal di atas dapat menjadi rumit jika ada penambahan tanda terima pengiriman, dokumen penerimaan, atau bahkan kontrak. Apalagi jika dokumen-dokumen lainnya memiliki format yang berbeda atau sistem yang berbeda. Lebih parah lagi, jika dokumen tersebut ada di departemen yang berbeda. Sebuah kontrak mungkin disimpan di dalam lemari arsip di departemen hukum. Bukti pengiriman bisa disimpan di gudang atau demarga loading, dan penerimaan barang bisa dilakukan di departemen fungsional. Sekarang kita telah menambahkan berbagai kelompok orang yang mungkin ada di lokasi fisik yang berbeda.

Sekarang timbul beberapa pertanyaan yang menarik. Bagaimana jika ada yang salah dengan pesanan? Dimana kita bisa menemukan semua dokumen tersebut sehingga dapat dilakukan peninjauan kontrak, melihat pengiriman tiket untuk memastikan semua materi disampaikan, melihat penerimaan dari departemen terkait, melihat invoice tersebut dan menentukan pembayaran pesanan? Tanpa informasi dari semua dokumen tersebut, penyelesaian masalah tersebut di atas akan membutuhkan waktu cukup lama. Hal ini tidak hanya mengambil waktu yang berharga dari orang-orang di organisasi anda, pikirkan apa yang tidak dilakukan (dan seharusnya dilakukan) pada saat staf anda sedang mencari dokumen.

Begitu sayangnya waktu terbuang yang seharusnya dapat digunakan untuk hal lain yang bermanfaat.

Bagaimana Sistem Manajemen Dokumen digunakan?

Sebuah sistem manajemen dokumen dapat digunakan untuk menangkap dan mengatur semua dokumen, serta menemukan kembali dokumen dengan mudah. Dokumen-dokumen kertas yang telah discan dapat disimpan ke dalam sistem manajemen dokumen. Catatan elektronik dapat disimpan ke dalam sistem atau menunjuk dari sistem lain. Sebuah sistem manajemen dokumen memiliki kekuatan untuk mengikat dokumen-dokumen bersama.

Dokumen dapat diindeks oleh departemen, vendor, pesanan pembelian nomor, ataupun konsep lain yang dapat diterima untuk organisasi anda. Tidak seperti dokumen fisik yang disimpan ke dalam lemari arsip, sistem manajemen dokumen menyimpan dokumen dalam folder elektronik yang dapat diindeks oleh beberapa bagian informasi. Hal ini memberikan pengguna informasi untuk mencari dan mengambil dokumen berdasarkan kriteria yang berbeda.

Dengan sistem manajemen dokumen, tidak perlu khawatir dokumen hilang karena semuanya disimpan secara terpusat di dalam satu tempat penyimpanan. Waktu yang digunakan juga menjadi lebih efisien karena semua dokumen yang disimpan di berbagai lokasi dapat diakses oleh beberapa orang dalam waktu singkat. Hal ini membuat pengguna informasi menjadi lebih produktif dan mereka dapat bekerja dengan lebih efisien dan efektif.

Sudah mulai banyak organisasi-organisasi yang menerapkan sistem manajemen dokumen untuk mengelola dokumen mereka. Bagaimana dengan Anda?

Hubungi kami di www.tatasolusi.co.id atau di www.tokotata.com atau pada pesawat telepon 021-6336050