Kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tatausaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, dokumen-dokumen itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
Pengertian Filing Sistem: Suatu rangkaian cara yang telah direncanakan dan dapat di gunakan untuk penyimpanan pemeliharaan dan pengamanan arsip hingga suatu saat arsip dibutuhkan dapat ditemukan dengan cara yang mudah dan cepat.
1. TUJUAN FILING SYSTEM
a. MENGHEMAT WAKTU
Dengan menggunakan filing system yang tepat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah tanpa membuang waktu
b. MENGHEMAT BIAYA
Dalam kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding) arsip tidak terlalu banyak menimbulkan tenaga sehingga dapat menghemat biaya.
c. MENGHEMAT TEMPAT
Dengan menggunakan filing system yang tepat penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak, karena arsip yang disimpan hanyalah arsip – arsip yang bernilai guna saja.
Macam-macam filing system
a. Sistem Pengatur tertiban (Arrangement System)/ Sistem Klasifikasi Kearsipan
1. Sistem Filing Alfabetis adalah sistem penyimpanan/penataan arsip dinamis aktif menggunakan metode penyusunan secara alfabetis.
2. Sistem Filing Numerik adalah sistem penyimpanan arsip yang dilakukan berdasarkan nomor atau kode nomor. Sistem ini dibagi dua yaitu penomoran berurut dan penomoran tidak berurut.
3. Sistem Filing Alfanumerik adalah pengaturan arsip berdasarkan kombinasi huruf dan angka.
4. Sistem Filing Kronologis adalah suatu sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada tanggal.
Di dalam menentukan sistem pemberkasan yang akan diterapkan perlu dipertimbangkan beberapa hal diantaranya adalah bentuk arsip, sifat serta bidang - bidang kegiatan organisasi dan karakteristik organisasi yang bersangkutan. Perlu juga diperhatikan bahwa sistem pemberkasan yang akan diterapkan harus menggambarkan secara jelas bentuk berkas arsipnya, sehingga di dalam penemuan kembalinya dapat dilakukan secara cepat dan tepat.
b. Sistem Perawat simpanan (Safe Keeping System) adalah sistem yang dipergunakan dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip.
3. CIRI-CIRI FILING SISTEM YANG BAIK
a. Tidak memakan tempat : letaknya dibuat seefektif dan seefisien mungkin
b. Sederhana dan praktis : mudah dilaksanakan dan tidak berbelit-belit
c. Mudah dicapai : penyimpanan dapat mudah diambil dan digapai
d. Ekonomis : tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya,perlengkapan,tenaga,dan cara pengeluarannya
e. Cocok dan tepat guna :disesuaikan dengan tujuan dan kepentingan
f. Fleksibel : mudah dikembangkan bila ada perluasan kerja dan mudah dilaksanakan
g. Klasifikasi khusus
h. Aman : bebas dari kerusakan karena penyimpanan
4. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN PENYIMPANAN
• Filing cabinet : yaitu lemari untuk menyimpan arsip. Macam-macam filing cabinet :
Lateral filing cabinet : yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip
Drawer type filing cabinet : yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar-masuk
• Guide
Guide adalah sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tab-nya, yang berfungsi sebagai pembatas kelompok dan sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada dibelakangnya.
Guide besar berukuran 36x25 cm. guide ini biasanya dipergunakan dalam penyimpanan surat-surat dalam folder folio
Guide kecil berukuran 16x11 cm. guide ini dipakai untuk menyimpan kartu yang berukuran 15x10 cm, seperti kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar.
• Folder
Folder adalah map berupa lipatan karton atau plastik yang dipergunakan untuk menyimpan warkat, ditempatkan dibelakang guide. Ada empat macam folder, yaitu :
Brief order, yaitu map besar yang terbuat dari karton tebal didalamnya terdapat penjepit arsip.
Stofmap, yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik.
Snelhecker yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang didalamnya terdapat alat penjepit
Hangging map yaitu map tanpa jepitan yang digantung pada gawang filing cabinet.
• Rak sortir
Rak sortir yaitu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing.
• Kartu indeks
Kartu indeks, yaitu kartu yang berukuran 15x10 cm yang didalamnya memuat data tentang warkat yang akan disimpan, digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip.
• Laci kartu indeks
Laci kartu indeks, adalah laci tempat menyimpan kartu indeks sesuai dengan urutan abjad.
Tweet:@flooriiiaa
Tidak ada komentar:
Posting Komentar