Dalam
kegiatan organisasi tak lepas dari surat-menyurat dan dokumen sebagai pendukung
vital pelaksanaan tugas, baik yang diciptakan maupun yang diterima. Surat dan
dokumen yang disebut arsip tersebut merupakan bahan kerja dalam rangka
pencapaian tujuan. Tetapi sampai saat ini masih ada atau bahkan banyak yang
kurang perhatian terhadap masalah arsip. Bertumpuknya surat dan dokumen di atas
meja kerja dan sekitarnya menjadi pemandangan di sebagian perkantoran,
kekhawatiran akan hilangnya surat dan rasa sayang untuk memusnahkan surat ,
menjadi penyebab menumpuknya surat di atas meja. Kondisi ini menyebabkan kantor
menjadi terlihat kotor dan berantakan. Hal ini dikarenakan kurangnya perhatian
dan pengetahuan terhadap permasalahan arsip. Jika berkas tersebut dibiarkan,
maka akan menimbulkan permasalahan baru, akan diapakan berkas tersebut. Bahkan
akan kesulitan dalam pencarian surat dan dokumen yang diperlukan, dan yang
lebih berbahaya lagi hilangnya surat dan dokumen penting. Padahal jika kita
menyadari pentingnya arsip, maka kita akan memperlakukan dan menyimpan arsip
dengan baik, sehingga permasalahan di atas bisa kita hindari.
Kesadaran
akan pentingnya arsip harus dimiliki oleh semua karyawan baik atasan maupun
bawahan. Sebelum kita melangkah lebih jauh tentang arsip, akan lebih baik jika
kita terlebih dahulu mengetahui apa itu arsip. Arsip adalah naskah-naskah yang
dibuat atau diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan
pemerintah/swasta ataupun perorangan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan (UU No. 7 Tahun 1971).
Pengertian
arsip juga berdasarkan kepada penciptanya apakah instansi pemerintah, swasta,
atau perorangan yang bertanggung jawab terhadap arsip yang diciptakan,
digunakan, dan dipelihara, serta dipergunakan untuk kepentingan pelaksanaan
tugas.
Dari
pengertian di atas arsip itu dapat berbentuk kertas (surat-surat,
dokumen-dokumen) ataupun non kertas (gambar, video) yang dipergunakan untuk
pelaksanaan kehidupan kebangsaan dan pelaksanaan tugas baik dilakukan oleh
lembaga pemerintah, swasta, maupun perorangan.
Arsip
memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip, dimana karakteristik
tersebut dapat membedakan kualitas arsip, karakteristik arsip tersebut antara
lain :
Otentik, arsip merupakan informasi
melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik), meliputi; isi, struktur
dan konteks. yaitu memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arip
diciptakan/diterima, memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan
suatu organisasi, memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan, dan
transaksi organisasi penciptanya.
Legal, arsip yang diciptakan sebagai
dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan
bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
Unik, tidak dibuat massal atau
digandakan, arsip berbeda dengan buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya.
Arsip menurut konteksnya, dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan
satu-satunya produk. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda
baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan
kegiatan tersebut.
Reliable, keberadaan arsip dapat dipercaya
sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.
Nah, jika sudah sadar akan arti
penting dari arsip marilah kita memperlakukan dan menyimpan arsip dengan baik
dan benar.
3. AJ. Sunlife
