Ruangan Records Center yang Ideal

Records Center yang ideal minimal mempunyai 4 ruang sesuai fungsinya. Adapun ruangan tersebut adalah:

Ruang kantor
Ruang ini diperuntukkan bagi pegawai, arsiparis, pengelola arsip. Luas ruangannya tergantung dari jumlah pegawai yang ada di Recrods Center dan umumnya berada di bagian depan.

Ruang referensi/ruang baca
Ruang ini digunakan untuk membaca atau mengakses arsip oleh pengguna internal. Luasnya tergantung pada volume peminjaman arsip, banyaknya peralatan baca arsip serta jumlah pengguna. Biasanya terletak di bagian depan atau sejajar dengan ruang kantor.

Ruang pemrosesan
Ruang ini digunakan untuk memproses atau mengolah arsip. Idealnya terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
a. Ruang transit/ruang penerimaan yang digunakan untuk menampung sementara arsip yang dipindahkan ke Records Center sebelum diproses.Ruang ini biasanya berdekatan dengan lokasi bongkar muat arsip,

b. Ruang fumigasi yang digunakan untuk membersihkan atau “mengobati”arsip sebelum diproses,

c. Ruang pengolahan yang digunakan untuk pemeriksaan, pengelompokan, pendeskripsian, penomoran,  penataan boks, dan pembuatan daftar arsip,

d. Ruang pemusnahan yang digunakan untuk memusnahkan arsip yang telah habis retensinya atau tidak bernilai guna

Ruang penyimpanan
Ruang ini digunakan untuk menyimpan arsip inaktif beserta semua peralatan simpannya. Ruangan ini menempati area paling luas dan umumnya terletak dibagian paling belakang. Karena ruangan ini menyangga beban yang tidak ringan maka harus ada standarisasi sebagai berikut ini :

 a. Kekuatan lantai ruang simpan harus mempertimbangkan berat rak dan arsip dimana 1 ML’ ( meter
 liniar, satuan arsip) arsip rata-rata berbobot 50 kg sedangkan 1 m3 arsip rata-rata berbobot 600 kg

b. Beban arsip dengan rak konvensional (rak statis/stationary stacks) rata-rata1.200 kg per meter persegi, sedang beban arsip dan rak compact shelving/roll o’pack rata-rata 2.400 kg per meter persegi,

 c. Rata-rata setiap 200 m2 ruang simpan dengan ketinggian 260 cm dapat menyimpan 1000 ML’arsip dengan mengunakan rak konvensional, sedang penyimpanan dengan rak padat (compact shelving/roll o’pack) menampung 1.800 ML’ arsip,

d. Antara arsip tekstual (arsip kertas) dan arsip audio visual (foto, video, film, rekaman suara, arsip elektronik) penyimpanannya terpisah karena peralatan simpan maupun pengaturan suhu dan kelembabannya berbeda.

dikutip dari Panduan singkat Tata Kelola Arsip Inaktif UGM