Pengertian Kearsipan
Kearsipan adalah
suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut
sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila
arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Peranan Penting Kearsipan
Kearsipan memegang peranan penting bagi
kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai
pusat ingatan bagi organisasi.
Adapun
keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:
·
Aktifitas
perusahaan/organisasi akan berjalan dengan lancar.
·
Dapat
dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
·
Dapat
dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
·
Dapat
dijadikan bahan dokumentasi
·
Dapat
menghemat waktu, tenaga dan biaya
·
Sebagai
alat pengingat
·
Sebagai
alat penyimpanan warkat
·
Sebagai
alat bantu perpustakaan di organisasi apabila memiliki perpustakaan
·
Merupakan
bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
·
Kearsipan
berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai
kemajuan perusahaan/organisasi.
Sistem
Pengelolaan Kearsipan yang Sesuai
Dalam
perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi perusahaan sekarang ini hampir
dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu
didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan
penting dalam proses kegiatan organisasi.
Sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
·
Sistem
sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam
satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
·
Sistem
desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak
dipusatkan pada satu unit kerja, karena masing-masing unit pengolah menyimpan
arsipnya.
http://www.g-excess.com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar