EasyLink Mengurangi biaya fax Anda hingga 70%

Komprehensif portofolio layanan cloud pesan termasuk Desktop Messaging, Fax2Mail, Produksi Messaging, Dokumet Capture dan Manajemen Serta Jasa Workflow

    Mengotomatiskan pesan, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi waktu siklus sementara menghilangkan biaya dan kompleksitas pengelolaan infrastruktur fax Anda sendiri Mem-fasilitasi sesuai dengan, keamanan privasi saat ini dan catatan-menjaga mandat

Jika Anda seperti banyak organisasi, fax masih tetap merupakan sarana vital melakukan bisnis dengan, Anda mitra pelanggan dan vendor. Namun dalam perusahaan terlalu banyak, penggunaan server fax dan infrastruktur lainnya fax konvensional telah menjadi beban, menguras anggaran IT dan berdampak pada bottom line.

Dengan  EasyLink fax sepenuhnya diserahkan kepada email / email ke layanan fax, Anda dapat mengurangi biaya fax pesan hingga 70% dengan menghilangkan kompleksitas manajemen biaya, dan jejak hardware yang berhubungan dengan mesin fax pendukung, server, dan infrastruktur perusahaan fax.

Selain itu, kelas dunia portofolio EasyLink yang berbasis cloud Solusi fax menawarkan Anda:

    1. Otomatis workflow
    2. Peningkatan produktivitas dengan mengurangi waktu siklus
    3. Cepat pengolahan bentuk bisnis dan transaksi - baik masuk dan keluar
    4. Lebih besar kehandalan, ketersediaan, dan keamanan
    5. Kebebasan untuk tim TI Anda sehingga mereka dapat mengejar inisiatif strategis    lainnya untuk organisasi Anda.

Pilihan pesan berbasis cloud kebutuhan bisnis Anda

1.    Desktop Messaging - pengguna mengirim dan menerima faks secara langsung dalam akun email Anda, meningkatkan produktivitas dengan memungkinkan Anda untuk "fax kanan di desktop"

2.    Fax2Mail - menciptakan versi digital dari faks kertas yang dapat dikirim, diterima, diedit, dan diarsipkan secara langsung dalam akun email Anda.

3.    Produksi Pesan - mengirim pesan keluar dari back-office Anda sistem kepada pelanggan, mitra, dan pemangku kepentingan lainnya untuk pengiriman sebagai faks, EDI, email dan email aman menghilangkan kebutuhan untuk middleware

4.    Dokument Capture dan Manajemen - mengotomatisasi pengolahan bentuk masuk, menghilangkan kebutuhan untuk manual rekeying dan mempercepat pengalihan waktu-data penting ke dalam sistem bisnis Anda

5.    Jasa Workflow - mengotomatiskan routing dan manajemen bentuk bisnis inbound, mengubah manual, penanganan unmanaged transaksi masuk ke dalam alur kerja, bisnis otomatis dikelola.

www.easylink.com

Pengertian Kearsipan

Pengertian Kearsipan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Peranan Penting Kearsipan

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

·         Aktifitas perusahaan/organisasi akan berjalan dengan lancar.

·         Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

·         Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

·         Dapat dijadikan bahan dokumentasi

·         Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

·         Sebagai alat pengingat

·         Sebagai alat penyimpanan warkat

·         Sebagai alat bantu perpustakaan di organisasi apabila memiliki perpustakaan

·         Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi

·         Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan/organisasi.

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang Sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi perusahaan sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.

Sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

·         Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.

·         Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masing-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

http://www.g-excess.com

The Fax is RIGHT

Jika anda bergelut dengan dunia bisnis, siapa yang tidak tahu perangkat yang satu ini?

Fax ya Fax lebih lengkapnya Faksimili versi kamus Bahasa Indonesia dan JS Badudu, sebuah perangkat yang digunakan untuk mengirimkan salinan sebuah dokumen dari satu tempat ketempat lain dengan dan tanpa mengurangi atau pun menambahkan conten asli walaupun terkadang kita harus menambahkan catatan tapi nilai dari isi tidak akan berubah.

Mengapa Fax begitu pesat perkembangannya ?

Sejak mulai awal tahun 1822 dibuat prototypenya hingga era 1980-an menjadi masa booming mesin Fax, bukanlah sebuah alamat bisnis jika tidak menyertakan nomor Fax di dalam alamat atau kartu nama Anda pada saat itu.Selain nilai prestisius adalah karena keakuratan dan kecepatan serta nilai response yang tinggi dari pertukaran data ini pada era tersebut (Sebelum email gratisan Booming)

Hingga saat ini Fax adalah sebuah media yang masih dan bahkan mungkin menjadi sebuah media yang diakui mumpuni dan digunakan sampai 15 atau bahkan 20 tahun kedepan, tahu kenapa?....?...? Karena beberapa alasan sangat mendukung hingga kini diantaranya di dunia bisnis keuangan Fax masih lebih relevan dan medukung Legalitas.

Kenapa hubungan dengan ligalitasnya ada yang lainkah?Tentu saja ada, tapi sebelumnya saya jelaskan kenapa ada hubungan dengan legalitas karena tandatangan gak bisa bagus kalo pake Sign Pad Media…hehe (saya dah coba Cupu).Lah bagimana kalo saya pake scanner trus saya email?...?...?Wuidih canggih, tapi berapa sekarang harga scanner murah?Murah sih, tapi apa gak kepikiran hasilnya sebelum dikirim di bajak orang dirubah nilainya, misalnya yang tadinya Cuma 1000 jadi 100.000 ya kalo rupiah masih sanggup nombokin kalo Currency lain kaya USD….matilah kau!

Cupu masih jaman sekarang masih main Fax gak ada kerennya lagi dah kepake?

So…berarti Anda kurang banyak belajar atau masih melindungi pekerjaan Anda sebagai engineer di satu perusahaan yang monoton ogah berkembang atau ogah diberimasukan tapi saya jamin Anda pasti punya mesin Fax….Grow Up My Man!!! Sekarang jaman dah maju Fax juga gak kalah keren dengan email bahkan bisa ngirim email…Gak percaya? Cobalihat yang satu ini!

Pernah denger RightFax?Belum?Weleh…..pernah denger Fax server?Pernah pasti kelas yang standar modelan WinFax (mainan saya 10 tahun lalu mas) yang kalo dial berisiknya minta ampun (kecuali speaker dimatiin) ya gak…ngaku?Gak pernah juga walah agak susah jelasinnya, but any way keep reading for your refresh your brain and brand (Do it NOW)

Jangan galau saya sedikit jelasin Fax server yang satu ini adalah Fax server dengan penjualan No 1 seantero dunia berdasarkan survey loh (silahkan lihat di http://faxsolutions.opentext.com/) teknologinya gak main-main mulai dari yang sederhana alias pake line telpon biasa sampain dengan FoIP atau Fax Over Internet Protokol…. Bayangkan bahasanya aja keren … belajar mas …belajar ajukan kepada atasan solusi ini biar kelihatan performa pengembangan karir Anda!

Mulai dari yang kecil!

So don’t worry saya beritahu solusi Fax yang tepatuntuk small company yang gak kepingin kelihatan small di mata pelanggannya, jadi solusinyaya OpenText Fax Appliance. Makhluk apa ini?...?...?Solusi fax server yang compact, kenapa saya sebut compact? Karena hanya dengan alat seukuran Swicth 1U dengan 2 port analog dan 1 port digital (IP port will publish on 2^nd Quarter 2013) akan dapat mengelola 200 user secara online….weleh kok bisa….bisa, wong itu sudah termasuk OS in the box RightFax Server (Web edition) dan semua via webbase jadi gakperlu repot-repot install….kerenkan?Small Beautifull and Very Power Full

Gengsi mulai dari yang kecil!

Ini dia yang saya suka sebuah keputusan yang akan membesarkan anda pastinya nanti (Right Brain Mainded) maju ya sekalian maju ya toh? Ingat setiap hal besar yang diambilakan membawa dampak yang sudah pasti besar DIJAMIN

Pikirkan pain point resolve yang anda akan dapatkan…. Apa itu coba?

·         Less paper….loh kok bisa? Ya bisa, wong setiap fax yang masuk hanya di simpan di server dangan semua harus di print asyikkan (solusi menyedihkan untuk tukang kertas)

·         More Secure…loh kok bisa? Ya bisa, wong setiap fax yang kita terima bisa kita routing (diarahkan) langsung ke email address tujuan bahkan lebih keren lagi setiap user bisa punya line fax (nomor fax) sendiri…. Keren Gak? Kalo gak bisa jawab berarti memang keren kalo jawab nggak berarti Anda yang gak bisa diajak keren (Still CuPu Minded)

·         More Manageable… nah ini paling OK..ya gak? Kenapa coba? Gimana nggak semua urusan mulai dari Line Pengiriman dan Penerimaan, Security, Pemeliharaan semua itu dalam satu interface dan sudah pasti ada web anable interfacenya jadi admin. Jangan mau ke kurung di kantor sempetin jalan-jalan percuma dah jaman Tablet PC gak bisa kerja di luarkantor (kalo mau copy darat twettsaya di @eQualifes OK)

·         More Cost Efficient (Cost Effective)… yakin bisa? Bisalah, coba bayangkan bila anda memiliki banyak cabang di banyak lokasi di Indonesia yang nota bener jauh-jauh pulaunya, bahkan punya cabang di luarnegeri (mudah-mudahan cepet punya cabang di Luarnegeri – saya doain yang baik-baik biar saya ketularan yang lebih baik)….Oke….Oke mana costnya Gak kelihatan?.....liat dibawah ini:

o   Dimungkinkan Fax Cross Exchange antar cabang tanpa biaya Telepone yang jelas bakal motong biaya SLJJ karena itu semua diubah menggunakan jaringan IP yang sudah ada so ngiritkan dah dibayar bulanan Unlimited…pake speedy aja juga bisa (Telkom harus bayar neh promosi sedikit)

o   Dimungkinkan berkomunikasi dengan Internet RightFax Globaly…. Walah apa lagi ni?...?..?ini satu fitur keren yang baru dari RightFax, oh ya sedikit Info yang hamper saya lupa bilang RightFax itu dulu Punya Captaris sekarang sudah dibeli OpenText. Kembali kepoin ini Internet RightFax Globaly…adalah tenologi pertukaran Fax anta perusahaan secara World Wide dan GRATIS tanpa mengesampingkan Keamanan antar sesama pengguna RightFax Server di seluruh dunia yang sudah masuk ke angka 1 juta pengguna (Bayangkan bisa sharing opportunities bisnis neh).

o   Memungkinkan di Implementasi di Virtual server jadi gak usah punya banyak server loh cukup banyak Virtual server bisa HyperV ataupun VMWare

Anda sudah dapet IDE?....Anda sudah siap?...?...?Belum, pasti karena hargaya mas?...?...?Atau karena blon ngarti?...?...?Hayo ngaku!!!

Gak usah risau mengenai harga coba tanyakan kepada ahlinya PT Tata Bisnis Solusi (follow @TataSolusi) buat dapetin info yang paling gress mengenai fax server dan Solusi dokumen lainnya, jadi guna mendukung bisnis Anda tanpa harus kehilangan perangkat momendan kelihatan digunakan Fax server….so….the Fax is RIGHT ….the choose RightFax the best solutions Fax ever made

By @eQualifes (Senior Engineer for RightFax Server of PT Tata

Permasalahan Pada Scanner

Beberapa metode umum untuk memperbaiki scanner:

1. Uninstall software untuk scanner (pemindai) Anda. Untuk melakukan hal ini, klik menu “Add / Remove Programs” pada desktop Anda. Untuk menemukan program scanner   dan klik tombol “Uninstall” pilihan. Setelah selesai, masukkan kembali perangkat lunak pemindai   CD-ROM dan ikuti petunjuk instalasi.

2. Disable start-up item di Windows. Beberapa program Windows dapat mempengaruhi scan gambar yang dihasilkan oleh scanner  . Memperbaiki masalah ini dengan klik menu “Run” pada Windows. Masukkan “msconfig” untuk membuka jendela konfigurasi sistem. Pilih “Selective start up” dan tidak memeriksa semua program yang tercantum dalam menu ini.

3. Untuk memperbaiki suara mesin dari perangkat, tekan tombol off untuk mematikan sumber daya scanner kemudian lepaskan semua kabel. Hubungkan kembali kabel dan sumber daya setelah menunggu satu menit.

4. Memasang driver update untuk  scanner Anda.

Driver yang ketinggalan jaman juga dapat menyebabkan   scanner rusak. Cara menyelesaikan masalah ini dengan men-download driver baru dari   Support website.

5. Bersihkan kaca scanner   Anda.

Kotoran dapat menempel di bawah / diatas kaca pemindai disebabkan oleh debu/jamur dari media yang akan dipindai, misalnya kertas yang sudah mulai rapuh, microfilm yang sudah mulai patah-patah. Hal ini mengakibatkan pemindai berhenti bekerja dengan baik. Gunakan pembersih kaca dan kain yang kering untuk menghapus segala debu dan puing-puing.

Document Management System

Document Management System (DMS) merupakan sebuah sistem komputer yang digunakan untuk menyimpan dan mengakses kembali file elektronik. Selain untuk melacak berbagai versi hasil update yang dilakukan oleh user yang berbeda, sistem ini juga digunakan untuk sharing file ke user-user lainnya. DMS sering dimanfaatkan untuk menyimpan dokumen aset, dokumen imaging, mengatur sistem alur kerja dan mengelola catatan manajemen.

DMS biasanya menyediakan fitur-fitur seperti storage, versioning, metadata, security, serta kemampuan indexing dan retrieval. Berikut ini komponen fitur yang disediakan oleh DMS:

·         Metadata

Setiap dokumen biasanya memiliki metadata. Metadata misalnya nama dokumen, tgl, pemilik dokumen, dan identitas lainnya. DMS dapat mengekstrak metadata dari dokumen secara otomatis atau meminta user untuk menginput metadata ke sistem. Beberapa sistem juga menggunakan OCR (Optical Character Recognition) pada file untuk mengekstrak text pada file tersebut. Text hasil ekstrak disimpan sebagai metadata. Metadata inilah yang nantinya digunakan sebagai keyword untuk membantu user mencari kembali file yang sudah disimpan di sistem.

·         Capture

Proses Capture terlibat di dalam proses dokumen imaging dari mesin scanner atau mesin MFD (Multi Function Device). OCR sering digunakan untuk mengubah file elektronik menjadi text. OMR (Optical Mark Recognition) kadang-kadang digunakan untuk mengekstrak text dari kolom kotak-kotak.

·         Indexing

Index digunakan untuk melacak atau mencari file elektronik. Index memberikan klasifikasi melalui metadata dari hasil ekstrak dokumen fisik ataupun file elektronik. Sebaiknya user menggunakan index yang sederhana supaya mempermudah metode pencarian file elektronik kembali.

·         Storage

Tempat untuk menyimpan file elektronik. Storage sering dikaitkan dengan manajemen dokumen mengenai dimana dokumen disimpan, untuk berapa lama, pengarsipan hingga ke pemusnahan dokumen.

·         Retrieval

Mengambil kembali file elektronik yang disimpan dari storage. Di dalam mencari dokumen, user dapat menggunakan satu atau beberapa metadata sekaligus. Beberapa sistem memiliki kemampuan untuk mencari keyword yang ada di isi dokumen. Retrieval file yang tidak memiliki index akan memakan waktu pencarian lebih lama.

·         Distribusi

File yang diterbitkan untuk dishare harus diperhatikan sisi security-nya, dimana file tersebut tidak boleh dapat diubah dengan mudah oleh user lain.

·         Security

Security dokumen sangat penting dalam aplikasi DMS. Pengaturan security DMS dalam suatu perusahaan bisa menjadi lebih kompleks, dimana Administrator hanya memberikan hak akses tertentu kepada kelompok atau orang-orang tertentu saja.

·         Workflow

Workflow merupakan proses yang kompleks dan beberapa DMS memiliki modul workflow. Administrator dapat membuat rule untuk menentukan alur dokumen di dalam suatu perusahaan. Contoh sederhana: ketika memasukkan faktur yang nilai nominalnya lebih rendah dari nilai nominal yang ditentukan, maka faktur akan diproses ke rute yang berbeda.

·         Kolaborasi

Kolaborasi memungkinkan sebuah file diakses dan diproses oleh user yang berwenang. Akses diblokir dari user lain sementara file sedang diproses, dimana beberapa user dapat melihat dan menggunakan file dalam waktu yang sama.

·         Versioning

Suatu proses dimana file diperiksa di dalam atau di luar sistem, yang memungkinkan user untuk mengambil versi sebelumnya dan melakukan update file. Versioning berguna untuk file yang memerlukan update dari waktu ke waktu.

·         Searching

Berfungsi untuk menemukan kembali file dan folder menggunakan fitur pencarian file. File dapat dicari dengan menggunakan berbagai atribut dan konten dokumen.

ParaDM memiliki komponen fitur-fitur yang disebut di atas, dimana fitur-fitur yang dimaksud dibagi menjadi 4 modul terpisah, sehingga user dapat menggunakannya secara fleksibel sesuai kebutuhan. 4 modul itu adalah:

·         ParaDoc (Document Management) sebagai core sistem

·         ParaFlow (Workflow Management) sebagai modul optional

·         ParaForm (eForm Management) sebagai modul optional

·         ParaScan (Document Imaging) sebagai modul optional

User cukup menggunakan ParaDoc untuk pengelolaan file elektronik. Ketika membutuhkan modul workflow, user bisa menambahkan modul ParaFlow untuk solusi workflow dan bisa langsung terintegrasi dengan ParaDoc. Dengan kemudahan tersebut implementasi ParaDM dapat disesuaikan dengan kebutuhan user dan kondisi di lapangan.