Selasa, 15 Januari 2013

Pengertian Kearsipan

Pengertian Kearsipan
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Peranan Penting Kearsipan
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.


Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:
·         Aktifitas perusahaan/organisasi akan berjalan dengan lancar.
·         Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
·         Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
·         Dapat dijadikan bahan dokumentasi
·         Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
·         Sebagai alat pengingat
·         Sebagai alat penyimpanan warkat
·         Sebagai alat bantu perpustakaan di organisasi apabila memiliki perpustakaan
·         Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
·         Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan/organisasi.

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang Sesuai
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi perusahaan sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.

Sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
·         Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
·         Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masing-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.



http://www.g-excess.com

Tidak ada komentar:

Posting Komentar